Pracodawcy powinni udzielić zaległych urlopów pracownikom do 30 września, w przeciwnym razie popełniają wykroczenie. Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. 

Praktyka pokazała jednak, że z różnych przyczyn leżących zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika są problemy z udzielaniem należnego wypoczynku. Ustawodawca zadbał jednak, by pracownik nie kumulował należnego mu urlopu i zrealizował prawo do odpoczynku, dlatego zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek udzielić niewykorzystanego urlopu za dany rok najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Mimo z pozoru długiego okresu czasu na udzielenie zaległego urlopu nadal wielu pracodawców ma problem z likwidowaniem urlopowych zaległości. By nie narazić się na mandat karny w wysokości co najmniej 1000 zł za wykroczenie polegające na nieudzieleniu pracownikowi przysługującemu mu urlopu wypoczynkowego, pracodawcy powinni skłonić pracowników do skorzystania z przysługujących im uprawnień. Najlepiej wspólnie zaplanować dogodny dla obu stron stosunku pracy termin wykorzystania zaległego urlopu. Jeżeli jednak nie jest możliwe porozumienie, to  zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 25 stycznia 2005r. sygn. akt I PK 124/05; M.P.Pr 2006/3/119).

Pracodawca nie ma możliwości zamiany w trakcie zatrudnienia, nawet na wniosek pracownika, zaległego urlopu na ekwiwalent pieniężny. Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku  pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje i egzekwuje prawidłowe stosowanie przepisów określających zasady udzielania urlopów wypoczynkowych. W 2017 r. dzięki  działaniom inspektorów pracy ponad 22 tysiące pracowników otrzymało zaległy urlop wypoczynkowy. W latach 2016 i 2015 odpowiednio z zaległego urlopu po interwencji inspektora pracy skorzystało 11 i 13,4 tysięcy pracowników.

Dane PIP pokazują, że 21 proc. ubiegłorocznych kontroli mających na celu sprawdzenie przestrzegania przepisów urlopowych wykazało naruszenie przez pracodawców przepisów o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Co dziewiąta kontrola ujawniała naruszenia przez pracodawców przepisów o wypłacie wynagrodzenia za czas urlopu.

Inne nieprawidłowości:

  • nieudzielanie niewykorzystanych za dany rok urlopów do 30 września roku następnego roku – takie nieprawidłowości inspektorzy pracy stwierdzili w 2017 r. w trakcie blisko 2 tys. kontroli, a dotyczyły one ponad 24 tys. pracowników.
  • niezapewnienie pracownikowi wypoczynku trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych – przepis w 2017 r. został naruszony w odniesieniu do ok. 11 tys. pracowników
  • nieprawidłowe sporządzanie planów urlopowych
  • nieprawidłowe ustalanie wymiaru urlopu w pierwszym roku pracy pracownika

Przepisy określające zasady udzielania urlopu wypoczynkowego nadal budzą duże zainteresowanie i rodzą wiele wątpliwości. W ubiegłym roku PIP udzieliła ponad 61 tysięcy porad prawnych dotyczących urlopów. Poradę taką można uzyskać w Centrum Poradnictwa PIP pod nr 801 002 006 (dla dzwoniących z telefonów stacjonarnych) i 22 667 65 00 (dla dzwoniących z telefonów komórkowych) oraz w okręgowych inspektoratach pracy.

źródło: Państwowa Inspekcja Pracy www.pip.gov.pl